Handbuch für Kliniken

1. Registrieren und anmelden

Registrieren Sie sich unter «Für Kliniken». Sie brauchen den Namen der Klinik, die Region, Adresse und Ort, eine verantwortliche Person mit Kontakt-E-Mail sowie eine Login-E-Mail mit Passwort.

Ist Ihre Klinik bereits bei uns erfasst (z.B. weil wir schon Kontakt hatten), erscheint statt der Registrierung eine Übernahme-Anfrage. Unser Personal prüft diese von Hand und schaltet Ihr Konto danach frei.

Nach der Registrierung erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail. Bitte bestätigen Sie Ihre Adresse — bis dahin erscheint im Portal ein Hinweis.

2. Profil vervollständigen

Unter «Mein Profil» ergänzen Sie Adresse, Ort, Ansprechperson samt Funktion sowie Telefon. Die Kontakt-E-Mail ist wichtig: An sie gehen alle Benachrichtigungen zu Matches, Zusagen, Verträgen und Rechnungen.

3. Vakanz erfassen

Unter «Meine Vakanzen» → «Neue Vakanz» erfassen Sie eine offene Stelle. Pflichtfelder sind Fachrichtung, Startdatum und Dringlichkeitsstufe.

Die Vakanz-Nummer (z.B. K0012-V0034) wird beim Speichern automatisch vergeben. Sie erscheint in allen E-Mails und ist die eindeutige Referenz für Rückfragen.

• Geplant: normale Nachbesetzung mit Vorlauf.
• Kurzfristig: Bedarf innerhalb weniger Wochen.
• Notfall/Dringend: sofortiger Bedarf. Vorgeschlagen werden nur Kandidat:innen, die ausdrücklich für Notfälle bereitstehen.
• Optional: ein verlangter Schwerpunkt. Ist er gesetzt, schlagen wir nur Kandidat:innen mit genau diesem Schwerpunkt vor.

4. Was danach automatisch passiert

Sobald die Vakanz gespeichert ist, gleicht MedPool sie in Echtzeit mit allen aktiven, vollständig registrierten Kandidat:innen ab: Fachrichtung, Region, Verfügbarkeit und Dringlichkeits-Bereitschaft müssen passen.

Passende Kandidat:innen erhalten sofort eine anonymisierte Anfrage per E-Mail mit Zusage- und Absage-Link. Sie erhalten parallel eine Match-Meldung — ohne Namen, denn der Name wird erst im Dossier sichtbar.

5. Kandidaten-Dossier öffnen

Unter «Meine Vakanzen» → «Gefundene Kandidaten» sehen Sie alle Vorschläge zu einer Vakanz mit Fachrichtung, Schwerpunkten, Region, Verfügbarkeit und Zulassungsstatus.

Beim ersten Öffnen eines Dossiers weisen wir Sie auf die AGB hin. Mit «Weiter» bestätigen Sie den Hinweis; danach sehen Sie Name, Kontaktdaten, Lebenslauf und Zulassungsnachweis. Diese Bestätigung wird mit Datum, Uhrzeit und Ihrem Login protokolliert.

Wichtig: Kommt mit dieser Person ein Arbeits- oder Einsatzvertrag zustande — auch direkt, später oder für eine andere Stelle — ist das Honorar von MedPool geschuldet (AGB Ziff. 3 und 4).

6. Zusage bestätigen

Sagt eine Kandidat:in zu, erhalten Sie eine E-Mail und sehen den Einsatz unter «Zusagen bestätigen». Erst Ihre Bestätigung macht den Einsatz verbindlich.

Sie können hier auch ablehnen — dann sucht unser Personal eine Alternative. Solange Sie nicht entschieden haben, bleibt die Kandidat:in für zeitlich überlappende Vakanzen blockiert.

7. Vertrag und Rechnung

Nach Ihrer Bestätigung erstellt unser Personal den Einsatzvertrag und sendet ihn Ihnen als Word-Dokument zur Unterschrift. Danach erhält die Kandidat:in die unterschriebene Fassung.

Abgerechnet wird periodenweise auf Basis der gemeldeten Stunden bzw. Tage. Die Vermittlungsgebühr beträgt je nach hochgerechnetem Jahreseinkommen 20, 22 oder 25 % (siehe AGB Ziff. 2), zahlbar innert 10 Tagen.

8. Sprache, Notizen und Konto

Oben rechts wechseln Sie zwischen Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch. Ihre Wahl gilt auch für die automatischen E-Mails an Ihre Klinik.

Unter «Meine Notizen» führen Sie einen privaten Notizblock — nur für Ihr eigenes Login sichtbar, auch für MedPool nicht einsehbar.

Passwort ändern und Konto löschen finden Sie über Ihre E-Mail-Adresse oben rechts.