Handbuch für das MedPool-Personal

1. Onboarding: erstes Konto und weitere Benutzer

Das erste Personal-Konto entsteht über den Seed-Lauf (ADMIN_EMAIL/ADMIN_PASSWORD). Alle weiteren legen Sie unter «Benutzer» an.

Personal-Konten sehen und dürfen alles. Kliniken, Kandidat:innen und Recruiter sehen ausschliesslich ihr eigenes Portal — das prüft die Anwendung zweifach: einmal beim Seitenaufruf und nochmals in jeder einzelnen Aktion.

2. Stammdaten anlegen

Fachrichtungen sind die Grundlage des Matchings: Ärzt:innen wählen aus den eidgenössischen Facharzttiteln, die übrigen Berufe aus den allgemeinen Fachrichtungen. Schwerpunkte hängen an der jeweiligen Fachrichtung.

Kliniken erfassen Sie einzeln oder per CSV-Import. Der Import akzeptiert die Spaltenüberschriften und Klartext-Werte in allen vier Sprachen; eine Beispieldatei liegt auf der Import-Seite bereit.

3. Kandidat:innen erfassen

Auch Kandidat:innen können Sie einzeln anlegen oder importieren. Ohne Lebenslauf und (je nach Beruf) Zulassungsnachweis bleibt der Status auf «Ausstehend» — dann schlägt das Matching die Person nicht vor.

Registriert sich später jemand selbst mit derselben E-Mail-Adresse, übernimmt die Anwendung das bestehende Profil, statt ein Duplikat anzulegen. Sie werden darüber informiert.

4. Vakanzen und automatisches Matching

Beim Speichern einer Vakanz läuft das Matching sofort: Fachrichtung, Region, Verfügbarkeit und Dringlichkeits-Bereitschaft müssen passen, ein allfälliger Pflicht-Schwerpunkt ebenfalls.

Für jeden Treffer entsteht ein Einsatz im Status «Ausstehend». Kandidat:in und Klinik werden automatisch benachrichtigt.

Ein ausstehender Vorschlag blockiert die Kandidat:in für zeitlich überlappende Vakanzen. Antwortet jemand nie, setzen Sie den Einsatz unter «Einsätze» manuell zurück — sonst bleibt die Person gebunden.

5. Freigabe-Workflow

Ein Einsatz durchläuft drei Stufen. In jeder Stufe kann er auch abgelehnt werden.

• Ausstehend: Die Kandidat:in wurde angefragt und hat noch nicht geantwortet.
• Kandidat:in zugesagt: Jetzt ist die Klinik am Zug und bestätigt im Portal.
• Bestätigt: Ab hier übernehmen Sie — Vertrag erstellen, versenden, später abrechnen.

6. Klinik-Übernahmeanfragen

Registriert sich jemand für eine bereits erfasste, aber noch unbeanspruchte Klinik, landet die Anfrage unter «Kliniken» → «Übernahme-Anfragen».

Beim Genehmigen erhält das Konto Zugriff auf das Klinik-Profil. Beim Ablehnen wird das angelegte Login gelöscht und die Person darüber informiert. Beides geht auch für mehrere Anfragen auf einmal.

7. Recruiter und Provisionen

Neu registrierte Recruiter warten auf Ihre Freigabe unter «Recruiter». Erst danach wirkt ihr Referral-Link.

Unter «Finanzen & Payroll» sehen Sie je Recruiter Satz, Abrechnungsart und offene Beträge, die offenen Payroll-Auszahlungen je Monat sowie jede einzelne Provision. Ausbezahlte Provisionen markieren Sie dort.

8. Verträge und Rechnungen

Auf der Bearbeiten-Seite eines Einsatzes erfassen Sie zuerst Tagessatz oder Stundenlohn — ohne einen davon lässt sich weder Vertrag noch Abrechnung erzeugen.

Ärzt:innen erhalten einen Einsatzvertrag (Auftragsverhältnis, Abrechnung über die Partnerfirma), Pflegefachpersonen einen befristeten Einzelarbeitsvertrag zwischen Klinik und Person. Für Life Sciences gibt es noch keine automatische Vertragserstellung.

Abgerechnet wird periodenweise. Gebührensatz und Recruiter-Provision werden beim Erfassen festgehalten und ändern sich später nicht mehr rückwirkend.

9. Sprachen

Die Plattform gibt es auf Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch. Deutsch läuft ohne Präfix, die übrigen unter /en, /fr und /it.

E-Mails an Kliniken, Kandidat:innen und Recruiter gehen in deren Sprache: gespeichert wird die bei der Registrierung oder beim Sprachwechsel gewählte Sprache; fehlt eine Angabe, leiten wir sie aus der Region ab (Romandie → Französisch, Tessin → Italienisch) und sonst Deutsch.

Interne Meldungen an das MedPool-Postfach bleiben bewusst immer deutsch, damit dort nicht vier Sprachen gemischt ankommen. Verbindlich sind ausserdem die deutschen Fassungen der Rechtstexte und der generierten Verträge.

10. Was täglich automatisch läuft

Zwei automatische Läufe pro Tag nehmen Ihnen Nachfassen ab:

• 06:00 — Erinnerung an Kandidat:innen, deren Zulassung bald abläuft oder abgelaufen ist (einmal je Ablaufdatum).
• 07:00 — Erinnerung an unbeantwortete Einsatzvorschläge, an die Kandidat:in und an Sie.